POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. OBJETIVO

Droguería SURTIFARMAX, identificada con NIT 43565513-8, acogiendo y dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas que la complementen, adicionen o modifiquen, adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

Droguería SURTIFARMAX garantiza la protección de la intimidad, la privacidad, el buen nombre y el derecho al hábeas data de todas las personas cuyos datos personales sean tratados en desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, laborales, contractuales y de atención al usuario.

El tratamiento de los datos personales se realizará bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Droguería SURTIFARMAX se compromete a no revelar, divulgar, vender o entregar a terceros no autorizados la información personal suministrada por clientes, usuarios, empleados, proveedores, contratistas o cualquier otro titular, salvo autorización expresa del titular, obligación legal, requerimiento de autoridad competente o cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta política.

2. ALCANCE

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales aplica a todas las bases de datos, archivos físicos, digitales, sistemas de información, registros administrativos, comerciales, laborales, contables, de videovigilancia y demás medios que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de Droguería SURTIFARMAX, en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

Esta política aplica a clientes, usuarios, empleados, ex empleados, aspirantes, proveedores, contratistas, visitantes y demás personas naturales cuyos datos sean recolectados, almacenados, usados, consultados, actualizados, transmitidos, transferidos, suprimidos o tratados por Droguería SURTIFARMAX.

3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

Las peticiones, consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión o revocatoria de autorización podrán ser dirigidas al correo electrónico indicado o radicadas directamente en la dirección física de la droguería.

4. OBLIGATORIEDAD

Esta política es de obligatorio cumplimiento para Droguería SURTIFARMAX, sus empleados, colaboradores, contratistas, proveedores y terceros que, por razón de sus funciones o relación con la droguería, tengan acceso a datos personales.

Todos los colaboradores que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán guardar reserva y confidencialidad, incluso después de finalizada su relación laboral, comercial o contractual con Droguería SURTIFARMAX.

5. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

Droguería SURTIFARMAX podrá recolectar, almacenar, usar, circular, consultar, actualizar, transmitir, transferir, suprimir y, en general, realizar tratamiento de datos personales para las siguientes finalidades:

5.1 Finalidades relacionadas con clientes y usuarios

1. Prestar servicios de atención farmacéutica, dispensación, venta y entrega de medicamentos, dispositivos médicos, productos de cuidado personal, productos de salud y demás productos ofrecidos por la droguería.
2. Atender solicitudes realizadas por los clientes a través de mostrador, teléfono, WhatsApp, redes sociales, página web u otros canales habilitados.
3. Gestionar pedidos, cotizaciones, ventas, domicilios, entregas, cambios, garantías, devoluciones, quejas, reclamos y solicitudes.
4. Verificar fórmulas médicas cuando sea necesario, de acuerdo con la normatividad aplicable al servicio farmacéutico.
5. Realizar facturación, cobro, pagos, soportes contables, reportes administrativos y cumplimiento de obligaciones tributarias.
6. Contactar al titular a través de medios telefónicos, WhatsApp, mensajes de texto, correo electrónico, redes sociales u otros canales autorizados para informar sobre el estado de pedidos, entregas, novedades, disponibilidad de productos, cambios de número de contacto o información relacionada con el servicio solicitado.
7. Enviar información comercial, promociones, campañas, beneficios, novedades, contenidos de interés, campañas de fidelización o mejora del servicio, siempre respetando los canales autorizados por el titular.
8. Realizar encuestas de satisfacción, medición de calidad del servicio y seguimiento a la experiencia del usuario.
9. Conservar registros necesarios para atender requerimientos de autoridades administrativas, sanitarias, judiciales, policivas o de control.

5.2 Finalidades relacionadas con empleados, aspirantes y ex empleados

1. Gestionar procesos de selección, vinculación, contratación, administración laboral, afiliaciones al sistema de seguridad social, nómina, pagos, prestaciones sociales, seguridad y salud en el trabajo y demás obligaciones laborales.
2. Mantener actualizada la información laboral, contractual, disciplinaria, administrativa y de contacto del personal.
3. Gestionar turnos, horarios, asistencia, permisos, incapacidades, vacaciones, ausencias, llamados de atención, procesos internos y demás asuntos relacionados con la relación laboral.
4. Realizar control de ingreso, permanencia, asistencia y cumplimiento de jornada laboral mediante sistemas autorizados, incluyendo, cuando aplique, mecanismos biométricos como reconocimiento facial, huella u otros medios similares.
5. Implementar medidas de seguridad física, administrativa y tecnológica para proteger a los empleados, clientes, visitantes, bienes, medicamentos, activos e instalaciones de la droguería.
6. Cumplir obligaciones legales ante autoridades laborales, de seguridad social, tributarias, judiciales, administrativas o de control.

5.3 Finalidades relacionadas con proveedores y contratistas

1. Gestionar relaciones comerciales, contractuales, administrativas y contables con proveedores y contratistas.
2. Realizar procesos de compra, recepción, devolución, pago, seguimiento de facturas, evaluación de proveedores y gestión de documentos legales o comerciales.
3. Mantener comunicación relacionada con productos, servicios, pedidos, negociaciones, devoluciones, garantías, soporte técnico y demás asuntos propios de la relación comercial.
4. Cumplir obligaciones legales, contractuales, tributarias, contables y administrativas.

5.4 Finalidades relacionadas con visitantes y videovigilancia

1. Garantizar la seguridad de empleados, clientes, visitantes, proveedores, bienes, medicamentos, productos, dinero, equipos e instalaciones.
2. Prevenir, controlar y documentar situaciones de seguridad, pérdidas, hurtos, accidentes, incidentes o cualquier evento que pueda afectar la operación de la droguería.
3. Utilizar las grabaciones como soporte o prueba cuando sean requeridas por autoridades competentes o cuando sea necesario para la defensa de derechos de Droguería SURTIFARMAX, sus empleados, clientes o terceros.

6. DATOS PERSONALES QUE PODRÁN SER TRATADOS

Droguería SURTIFARMAX podrá tratar, entre otros, los siguientes datos personales:

• Datos de identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento, firma, fecha de nacimiento, entre otros.
• Datos de contacto: dirección, teléfono, celular, WhatsApp, correo electrónico, barrio, municipio o ciudad.
• Datos relacionados con compras, pedidos, domicilios, productos solicitados, historial de atención, solicitudes, reclamos, garantías y facturación: información necesaria para la entrega y soporte comercial.
• Datos financieros, contables o transaccionales: necesarios para pagos, facturación, soportes contables, transferencias, comprobantes y cumplimiento de obligaciones legales.
• Datos laborales de empleados, aspirantes y ex empleados: hoja de vida, referencias, información contractual, seguridad social, incapacidades, pagos, novedades, evaluaciones, permisos, asistencia, sanciones, documentos requeridos para la relación laboral, entre otros.
• Imágenes: captadas por cámaras de videovigilancia.
• Datos sensibles: cuando sean necesarios y autorizados, tales como datos relacionados con salud, fórmulas médicas, incapacidades, datos biométricos de empleados para control de asistencia o acceso, y demás información que por su naturaleza tenga protección especial.

7. DATOS SENSIBLES

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como datos relacionados con la salud, datos biométricos, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, origen racial o étnico, pertenencia a sindicatos, vida sexual, entre otros.

Droguería SURTIFARMAX podrá tratar datos sensibles únicamente cuando:

1. El titular haya otorgado autorización previa, expresa e informada.
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular.
3. Exista una obligación legal, contractual o reglamentaria que lo permita.
4. Sea necesario para la prestación adecuada del servicio farmacéutico, la verificación de fórmulas médicas, la gestión laboral, la seguridad de las instalaciones o el cumplimiento de obligaciones legales.

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo cuando exista una obligación legal o cuando dichos datos sean estrictamente necesarios para la finalidad informada.

En todo caso, Droguería SURTIFARMAX adoptará medidas de seguridad, confidencialidad y acceso restringido para proteger este tipo de información.

8. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS DE EMPLEADOS

Droguería SURTIFARMAX informa que podrá utilizar sistemas biométricos, tales como reconocimiento facial, huella dactilar u otros mecanismos similares, para finalidades de control de asistencia, control de ingreso, seguridad interna, cumplimiento de horarios y gestión administrativa del personal.

Los datos biométricos serán tratados como datos sensibles y, por lo tanto, se solicitará autorización previa, expresa e informada al empleado cuando corresponda.

Droguería SURTIFARMAX se compromete a:

1. Informar al empleado la finalidad del tratamiento biométrico.
2. Usar la información biométrica únicamente para las finalidades autorizadas.
3. Restringir el acceso a esta información únicamente al personal autorizado de administración.
4. Adoptar medidas de seguridad para evitar pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado.
5. No divulgar ni entregar datos biométricos a terceros no autorizados, salvo obligación legal o requerimiento de autoridad competente.
6. Evaluar mecanismos alternativos razonables cuando un titular no autorice el tratamiento de datos biométricos sensibles, siempre que ello sea procedente y no afecte el cumplimiento de obligaciones laborales, administrativas o de seguridad.

9. VIDEOVIGILANCIA

Droguería SURTIFARMAX cuenta con cámaras de videovigilancia ubicadas en sitios estratégicos de sus instalaciones, con el fin de proteger la seguridad de empleados, clientes, visitantes, proveedores, bienes, medicamentos, dinero, equipos, activos e instalaciones.

La existencia de cámaras será informada mediante avisos visibles en las instalaciones.

Las imágenes y grabaciones captadas por el sistema de videovigilancia serán utilizadas exclusivamente para fines de seguridad, control interno, prevención de incidentes, atención de novedades y, cuando sea necesario, como soporte ante autoridades competentes.

El acceso a las grabaciones estará restringido únicamente al personal autorizado de administración.

Las grabaciones se conservarán hasta por un término aproximado de un (1) año, de acuerdo con la capacidad técnica del sistema, las necesidades de seguridad y las obligaciones legales aplicables.

Cumplido dicho término, podrán ser eliminadas, salvo que deban conservarse por una investigación, reclamación, requerimiento de autoridad o necesidad probatoria.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Droguería SURTIFARMAX.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
3. Ser informados, previa solicitud, sobre el uso que se les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos personales.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando sea procedente.
6. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes, salvo que exista obligación legal o que el tratamiento sea necesario para una finalidad legítima debidamente informada.

11. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

La recolección y tratamiento de datos personales por parte de Droguería SURTIFARMAX requerirá autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos exceptuados por la ley.

La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, telefónicos, escritos, digitales, formularios, mensajes de datos, WhatsApp, correo electrónico, grabaciones, aceptación expresa de términos o cualquier otro mecanismo que permita conservar prueba de la autorización.

Al suministrar sus datos personales por cualquiera de los canales de atención de Droguería SURTIFARMAX, el titular declara conocer y aceptar la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

12. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará únicamente cuando sea necesario, responda y respete su interés superior y se cuente con la autorización de sus padres, representantes legales o acudientes, según corresponda.

Droguería SURTIFARMAX procurará que el tratamiento de estos datos sea limitado, seguro, confidencial y adecuado a las finalidades autorizadas, especialmente cuando se trate de información relacionada con fórmulas médicas, salud, domicilios, facturación o atención farmacéutica.

13. DEBERES DE DROGUERÍA SURTIFARMAX COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Droguería SURTIFARMAX, en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, tendrá los siguientes deberes:

1. Garantizar al titular el ejercicio pleno y efectivo del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia o prueba de la autorización otorgada por el titular.
3. Informar claramente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
5. Actualizar, rectificar o suprimir los datos cuando sea procedente.
6. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares.
7. Permitir el acceso a la información únicamente a personas autorizadas.
8. Informar a la autoridad competente cuando se presenten incidentes de seguridad que puedan afectar los derechos de los titulares, cuando así lo exija la ley.
9. Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Capacitar y sensibilizar al personal sobre la protección de datos personales y la confidencialidad de la información.

14. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área administrativa de Droguería SURTIFARMAX será la encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.

Los titulares podrán comunicarse a través de los siguientes canales:

15. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Para presentar una consulta, reclamo, solicitud de actualización, rectificación, supresión, revocatoria de autorización o solicitud relacionada con sus datos personales, el titular deberá suministrar como mínimo la siguiente información:

1. Nombre completo y apellidos.
2. Tipo y número de documento de identificación.
3. Datos de contacto: dirección, teléfono, celular, WhatsApp o correo electrónico.
4. Descripción clara de la solicitud, consulta o reclamo.
5. Documentos que soporten la solicitud, si aplica.
6. Medio por el cual desea recibir respuesta.
7. Firma, cuando la solicitud sea presentada en medio físico.

Cuando la solicitud sea presentada por un tercero, este deberá acreditar la autorización o representación correspondiente.

16. TÉRMINOS DE RESPUESTA

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y se señalará una nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar los términos establecidos por la ley.

Los reclamos serán tramitados conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y normas que la reglamenten, modifiquen o complementen.

Si el reclamo resulta incompleto, Droguería SURTIFARMAX podrá requerir al interesado para que subsane la información faltante.

Una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Droguería SURTIFARMAX, el titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que no se ha dado cumplimiento a sus derechos.

17. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

El titular podrá solicitar en cualquier momento la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales y/o la supresión de sus datos, siempre que no exista un deber legal, contractual, administrativo, contable, sanitario, laboral o de otra naturaleza que obligue a Droguería SURTIFARMAX a conservar la información.

La solicitud deberá presentarse a través de los canales establecidos en esta política y deberá contener la identificación del titular, los datos de contacto y la descripción clara de la solicitud.

18. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

Droguería SURTIFARMAX podrá transmitir o transferir datos personales a terceros cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta política, tales como proveedores tecnológicos, operadores de mensajería, plataformas de facturación, asesores contables, asesores laborales, entidades de seguridad social, autoridades competentes, proveedores de software, aliados logísticos o terceros encargados del tratamiento.

En estos casos, Droguería SURTIFARMAX procurará que dichos terceros cumplan con las obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos personales conforme a la normatividad vigente.

19. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Droguería SURTIFARMAX adoptará medidas administrativas, técnicas, humanas y físicas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, acceso no autorizado, uso indebido, consulta fraudulenta, divulgación no autorizada o cualquier otra forma de tratamiento no permitido.

El acceso a la información personal estará restringido al personal autorizado, de acuerdo con sus funciones y necesidades del servicio.

Los empleados, contratistas o terceros que tengan acceso a datos personales deberán mantener la confidencialidad de la información y utilizarla únicamente para las finalidades autorizadas.

20. ACTUALIZACIÓN DE BASES DE DATOS

Droguería SURTIFARMAX procurará mantener la información personal actualizada, completa, exacta y veraz, conforme a los datos suministrados por los titulares.

Los titulares podrán solicitar la actualización, rectificación o corrección de su información a través de los canales establecidos en esta política.

21. CANALES DIGITALES, WHATSAPP Y REDES SOCIALES

Droguería SURTIFARMAX podrá recolectar y tratar datos personales a través de canales digitales como WhatsApp, correo electrónico, redes sociales, página web, formularios, llamadas telefónicas u otros medios habilitados para la atención de clientes y usuarios.

La información suministrada por estos medios podrá ser utilizada para responder solicitudes, gestionar pedidos, confirmar datos, realizar domicilios, enviar información relacionada con el servicio, atender quejas o reclamos y, cuando el titular lo autorice, enviar información comercial o promocional.

El titular podrá solicitar en cualquier momento que no se le envíe información comercial o promocional, escribiendo al correo electrónico administracion@drogueriasurtifarmax.com o al WhatsApp 300 530 9669.

22. MARCO NORMATIVO

La presente política se fundamenta, entre otras, en las siguientes normas:

1. Constitución Política de Colombia, artículo 15.
2. Ley 527 de 1999, sobre comercio electrónico y mensajes de datos.
3. Ley 1266 de 2008, sobre hábeas data financiero, crediticio, comercial y de servicios.
4. Ley 1273 de 2009, sobre protección de la información y los datos.
5. Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
6. Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012.
7. Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
8. Ley 2300 de 2023, en lo que resulte aplicable respecto a la protección de la intimidad de los consumidores y canales de contacto.
9. Las demás normas que modifiquen, adicionen, reglamenten o complementen el régimen de protección de datos personales en Colombia.

23. PUBLICACIÓN Y CONSULTA DE LA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales estará disponible para consulta de los titulares en los canales físicos y/o digitales habilitados por Droguería SURTIFARMAX.

También podrá ser solicitada a través del correo electrónico administracion@drogueriasurtifarmax.com o consultada en la página web o medios digitales oficiales de Droguería SURTIFARMAX, cuando estos se encuentren habilitados.

24. VIGENCIA

La presente política rige a partir de su publicación y deja sin efecto cualquier disposición interna que le sea contraria.

Las bases de datos en las que se registren datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo durante el cual se mantenga la finalidad del tratamiento, exista una relación comercial, laboral, contractual, administrativa o legal con el titular, o mientras subsista una obligación legal de conservación.

Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y siempre que no exista un deber legal, contractual, sanitario, laboral, contable, tributario o administrativo de conservar la información, los datos personales podrán ser eliminados, suprimidos o archivados de acuerdo con las políticas internas de Droguería SURTIFARMAX y la normatividad vigente.

Droguería SURTIFARMAX podrá actualizar, modificar o ajustar la presente política cuando sea necesario, de acuerdo con cambios normativos, administrativos, tecnológicos, operativos o comerciales. Las modificaciones serán publicadas por los canales físicos o digitales que la droguería tenga habilitados.